Структура архивной службы Краснодарского края
на 1 января 2008 года

Коллегия управления по делам архивов Краснодарского края

Коллегия управления по делам архивов Краснодарского края (ранее - Архивного отдела Краснодарского крайисполкома) была образована в 1983 году. Является совещательным органом, рассматривает вопросы государственного регулирования развития архивного дела в Краснодарском крае, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов; заслушивает доклады руководителей государственных и муниципальных архивов, представителей учреждений и организаций.

Состав коллегии и регламент ее работы утверждаются постановлением главы администрации Краснодарского края. В состав коллегии входят работники управления, руководители краевых и ряда муниципальных архивных учреждений. Возглавляют коллегию руководитель управления по делам архивов.

Коллегия работает по утвержденному годовому плану. Заседания проводятся раз в квартал, на них приглашаются руководящие работники и специалисты краевых архивных учреждений, участвовавшие в изучении, проверке и подготовке вопросов, а также руководители ведомств и организаций, отчеты или сообщения которых обсуждаются коллегией.

Вопросы на рассмотрение коллегии вносятся после согласования с председателем коллегии. Руководящие работники и специалисты управления определяют и утверждают план подготовки вопроса и организуют всестороннее его изучение, обобщают его результаты, готовят проект решения. Решения коллегии оформляются приказами руководителя управления.

В 2003-2005 годах на заседаниях коллегии были рассмотрены такие актуальные вопросы деятельности архивной службы края, как, например: «О ходе работы по созданию БД «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивных учреждениях», «О работе ЦДНИКК с документами, содержащими персональную информацию», «О выполнении распоряжения главы администрации Краснодарского края от 18.03.2004 № 315-р «О состоянии материально-технической базы и пожарной безопасности муниципальных архивных учреждений края», «О готовности краевых государственных архивов к действиям в чрезвычайной ситуации», «О состоянии сохранности документов в ведомственных архивах администрации Краснодарского края и исполнительных органах государственной власти». Периодически коллегия рассматривает предложения о представлении к наградам работников архивной службы Кубани.

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) управления по делам архивов края создана и действует для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Краснодарского края, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления научно-методического руководства деятельностью экспертно-методических комиссий (ЭМК) краевых архивных учреждений, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) краевых ведомств и экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий Краснодарского края.

ЭПК является совещательным органом. В составе комиссии 15 членов и 3 эксперта - опытных и квалифицированных специалистов управления по делам архивов, краевых и муниципальных архивных учреждений, органов исполнительной власти края и краевых ведомств.

На заседаниях экспертно-проверочной комиссии рассматриваются методические вопросы по уточнению списков организаций-источников комплектования, проходят согласование номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы краевых ведомств, утверждаются перечни документов постоянного срока хранения и все описи на дела постоянного хранения организаций, передающих документы на государственное и муниципальное хранение, описи  аудиовизуальной и научно-технической документации (НТД), документов личного происхождения.

В 2005 году, например, ЭПК было утверждено 1620 описей дел постоянного хранения управленческой документации в количестве 38 979 единиц хранения, в том числе 58 описей - на коллекции документов по истории городов и районов края и дел личного происхождения (1480 единиц хранения). Утверждены 42 описи на фотодокументы в количестве 1325 единиц учета, а также описи на фоно, видеодокументы и научно-техническую документацию.

Средний процент упорядочения дел постоянного срока хранения по краю составляет 97 %, что выше средних показателей по России.

Членами ЭПК проводится большая работа по совершенствованию состава документов описей дел, оформлению их в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».

На расширенных заседаниях ЭПК ежегодно заслушиваются информации о работе центральных экспертных комиссий органов исполнительной власти края, а также краевых организаций-источников комплектования ГУ «Крайгосархив». В результате разрабатываются рекомендации по улучшению работы этих организаций и их подведомственной сети на территории края, направляются соответствующие письма руководителям.

Каждый год комиссия организует и проводит выездные заседания ЭПК на базе одного из архивных учреждений края для руководителей архивных отделов администраций городов и районов. Одновременно с выездным заседанием проходит семинар-совещание по вопросам организации работы с ведомственными архивами и формирования Архивного фонда Краснодарского края, в котором принимают участие ответственные за делопроизводство и архив в организациях. Так, в 2001-2005 годах выездные заседания ЭПК состоялись на базе архивных отделов администраций городов Геленджик,  Горячий Ключ, Каневского, Лабинского и Красноармейского районов.

Стало традицией экспертно-проверочной комиссии организовывать смотры-конкурсы «Лучшая опись». Проведены конкурсы описей дел администраций сельских округов, налоговых инспекций, центров занятости населения, сельскохозяйственных акционерных предприятий, а также описей фотодокументов.

Основная цель таких смотров - выявление лучших по составу и оформлению описей дел постоянного хранения организаций, оказание методической помощи в их составлении, распространение передового опыта.

Успешное выполнение задач по качественному формированию Архивного фонда Кубани во многом определяется деятельностью ЭПК управления по делам архивов, организацией и методическим обеспечением ее работы.

Управление осуществляет следующие функции:

- организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему на хранение в государственные и муниципальные архивы края;

- ведет государственный учет документов Архивного фонда края, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках;

- осуществляет научно-методическое руководство и контроль за работой архивных отделов муниципальных образований городов и районов края, ведомственных и межведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений;

- организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда края;

- координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа;

- организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов;

- изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и муниципальных архивов;

- рассматривает предложения, заявления и жалобы юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции.

Управление осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.